ПОС терминал: Какво е и как работят ПОС системите?

Наръчник за ПОС терминалите и малките бизнеси

Когато сте започвали своя малък бизнес, може би сте приемали само пари в брой. Но колкото повече се разраства вашия бизнес, толкова повече усещате нуждата от наличие на ПОС терминал и истината е, че дори изпускате пари, ако нямате терминал за обработка на транзакции с кредитни и дебитни карти.

Устройствата за продажба предлагат функции много повече от просто приемането на плащания с кредитни карти. Ще разгледаме тези предимства и как работят ПОС системите, за да можете да видите как добавянето на такава би допринесло за крайния резултат на вашия малък бизнес.

Какво е ПОС терминал („точка на покупко-продажба“)?

ПОС терминал е всяко цифрово устройство с инсталиран ПОС софтуер: компютър, лаптоп, таблет или смартфон. Виртуалният терминал пък ви позволява да приемате плащания от телефон или в други ситуации, когато кредитната карта на клиента не присъства физически.

Освен терминала, други ПОС хардуери са:

Терминал за карти
Баркод скенер
Касов апарат
Каса

Някои ПОС системи ви позволяват да използвате свой собствен хардуер, но други изискват да закупите техните производствени терминали, ръчни устройства и други свързани хардуери.

Предимства на използването на ПОС терминал

Традиционният касов апарат е класически пример за опростена технология: можете да го използвате, за да отразявате покупки и да приемате плащания в брой или чекове, но нищо повече. ПОС терминалът също прави това, но и още приема плащания с кредитни карти. И не само! Има още редица други предимства.

Увеличаване на приходите

ПОС терминал ще докаже стойността си там, където ще го забележите най-много, благодарение на следните фактори:

Удобство на клиента: клиентите искат да използват метод на плащане по техен избор, което все по-често е именно плащането с дебитна или кредитна карта. Позволяването на такъв тип плащания също подтиква импулсивното закупуване, тъй като клиентите няма нужда да търсят най-близкия банкомат.
Няколко локации за продажба: независимо дали имате самостоятелен ПОС терминал или използвате четец на карти на телефона си за мобилни плащания, могат да се извършват транзакции навсякъде – от физическа локация на магазин до къщата на клиента, когато се извършва доставка, например.
По-добра сигурност: Да имате по-малко пари в брой може да намали риска от загуби при евентуална кражба, а от друга страна и ПОС терминалите са с все по-добра онлайн сигурност на данните на клиентите, както и имат защита на допълнителни таксувания, за да се намали риска от измамни транзакции.

Дори и без следващите предимства, ПОС терминалът си струва инвестицията заради допълнителните приходи, които той генерира директно.

Показатели за продажби

Струпани на едно място пари в края на деня няма да е достатъчно, за да разберете как сте направили тези пари. А добрата ПОС система предоставя именно анализ на ефективността за вашите продажби:

Общи продажби: Можете да проследявате общия брой транзакции, средните приходи от тях, размера на възстановяванията и връщанията и методите на плащане на вашите клиенти.
Ефективност на продукта: Можете да разберете и кои продукти се продават и кои не толкова, дните и часовете, в които се продават най-добре, и как се представят на различни си цени.
Ефективност на служителите: Можете да различите и служителите, които се представят по-добре, а след това да направите промени в графиците, да зададете цели за продажби и да стимулирате инициативност и мотивация.

Данните от тези направления ще ви позволят да експериментирате с продажбите си и подхода към тях като откриете кое работи най-добре за вашия малък бизнес.

Управление на инвентара

ПОС системата, захранваща вашия търговски терминал, предоставя важна информация за вашия инвентар на едно или повече места:

Възстановяване на запасите: Можете да настроите сигнали, когато инвентарът е на изчерпване. Някои ПОС системи дори автоматично поръчват допълнително.
Връщания: Автоматично актуализиране на инвентара при връщане на артикули.
Загуби и несъответстващи суми: Можете да проследявате намаления инвентар поради кражба или промяна при артикулите, продавани на цени, по-ниски от определените от ръководството.

Независимо от начина, по който проследявате инвентара, ПОС приложенията могат да проследят всичко, изброено по-горе, с една система.

Управление на клиентите

Всеки ПОС терминал запазва данни, които могат да помогнат за персонализиране на преживяването на отделните клиенти:

Основна информация за клиента: Може да се използва информацията за контакт с клиента, за да се изпращат ъпдейти, да се правят доставки или да се идентифицират индивидуалните преференции.
Маркетинг: Когато имате вече база данни с клиенти, можете да създадете имейл кампания, базирана на предишни закупувани продукти, на поведението на клиентите или на техните демографски отличителни черти.
Програми за възнаграждения: Лоялните програми са ефективен начин да промотирате повторяеми покупки и да привлечете потенциални клиенти, когато наградите са в съответствие с техните интереси.

Как работят ПОС терминалите?

Имате две опции за вашия ПОС терминал в зависимост от това дали неговия софтуер е инсталиран на място или уеб-базиран. Ежедневните операции за продажба остават едни и същи.

Софтуерът, инсталиран на терминала или на вашия собствен сървър, може и да ви се струва добро решение, но тези системи обикновено са по-скъпи от тези, базирани онлайн. Но за сметка на това пък, не се нуждаете от интернет връзка, за да обработвате плащания с този софтуер, а данните се съхраняват локално.

Уеб-базираните ПОС терминали са по-често срещани днес поради лесната им настройка, която изисква само влизане в онлайн интерфейс. Трябва да имате интернет връзка, за да обработвате кредитни карти, а информацията се съхранява онлайн в cloud-a.

Настройка на софтуера

Преди да използвате своя ПОС терминал, трябва да настроите ПОС софтуера:

Създайте акаунт или влезте в онлайн системата.
Добавете продуктите и услугите, които клиентите ще закупуват.
Добавете информация за търговската сметка и начин на плащане с кредитни карти.
Задайте ставките за данъци.
Ако е приложимо, настройте опции за добавяне на бакшиш.
Персонализирайте бележките с бизнес информация и политиката за връщане.
Създайте логин детайли за персонала и управлението за достъп.
Свържете със софтуера.

След първоначалните настройки на софтуера, ще видите, че е много лесно да управлявате продажбите и нямате нужда от каквито и да е обучителни процеси, за да се научите на това.

Настройка на хардуера

Влезте в акаунта си и се свържете всички устройства, които ще са свързани с ПОС терминала, включително:

Терминала за карти
Баркод скенера
Касовия апарат
Касата

Транзакции

След като настроите софтуера и хардуера на устройството, вече сте готови да изпълнявате транзакции:

Сканирайте продуктовия баркод или изберете продукта от интерфейса на терминала.
Използвайте четец за карти, за да стартирате плащането.
Позволете на клиента да потвърди плащането.
Изкарайте бележката за извършеното плащане.

С течение на времето, когато извършвате все повече и повече транзакции, ще започнете и да събирате информацията, която ви е необходима, за да се възползвате от предимствата на ПОС терминала: показателите за продажби и инвентар и управлението на клиенти.

POS устройство - приложение и употреба

Приложението на ПОС терминални устройства може да се сведе до няколко основни точки.

Първото, което прави едно ПОС терминално устройство, е да чете информация от кредитната или съответно дебитната карта на клиента, като тази информация се използва за нуждите за осъществяване на самото плащане – нито повече, нито по малко. Това от своя страна води до намаляване на измамите при този вид плащане.
Второто, което прави всяко ПОС устройство, е да провери дали средствата в картата са достатъчни, за да може да се извърши самото плащане. Ако има достатъчно средства, плащането се приема, в противен случай на POS устройството изписва, че няма наличност. В такъв случай, устройството може да се рестартира и да се направи нов опит. Ако и той е неуспешен това означава, че този вид услуга не може да бъде извършена.
Ако има наличност по сметката на картата, следващото нещо, което един ПОС терминал ще направи, е да трансферира средствата от сметката на клиента към сметка на продавача. Така услугата е извършена до край.
Последната стъпка се свежда до това самата сделка да бъде записана като доказателство и да отпечата разписка и за продавача и за клиента. Така информацията за покупката я има черно на бяло и не могат да се извършват измами.

POS системата, от своя страна, включва всички устройства, които се намират на касовото работно място в магазина. Това е така наречената видима част, която всъщност е видима за клиента. Тя е тази част, до която той има достъп, за да наблюдава как се извършва процедурата. Има и така наречената вътрешна, невидима част, която управлява и контролира всички процеси.

Понякога плащането изисква време, а не всеки разполага с такова. Именно затова една от целите на всички ПОС терминали е да се увеличи скоростта на обслужване на клиентите. Скоростта и бързината обаче не са за сметка на качеството на обслужване, а напротив.

Другата цел на всяко пос устройство е да се намали вероятността от грешки или измами от страна на персонала или от страна на клиента. Използването на тази система за осигурява пълна прозрачност над извършваните операции и дейности и от двете страни – доставки, ревизии, брак, фактуриране и други. Едно от най-важните предимства на ПОС системите е възможността за справки и анализи.

В началото на своето създаване POS терминалите и системите са били изградени по един начин, който е поставил основите на такъв вид дейности. Ако се следят последните тенденции в технологиите, новите съвременни модели на ПОС терминални устройства са изградени на базата на сензорни екрани, което прави използването им много по-удобно.

Ако бизнеса ви има нужда от ПОС система, но не сте предвидили средства за това, ние от PCLife.bg имаме решение за вас! Разгледайте нашите ПОС системи втора ръка на конкурентни цени и с проверено качество.